MensenBij het achterhalen van requirements krijgen we vaak te maken met complexe bedrijfsprocessen en ingewikkelde werkprocessen. Op het eerste gezicht lijken processen misschien eenvoudig, maar later blijkt vaak dat er veel meer bij komt kijken dan je vooraf had kunnen bedenken. Bij het uitvragen van requirements heb je vast ook wel ervaren dat er allerlei (belangrijke en onbelangrijke) subprocessen, uitzonderingen en details naar voren komen.

Als requirementsanalist bied je ontzettend veel toegevoegde waarde door mee te denken en nieuwe inzichten bij de medewerkers teweeg te brengen. Een houding van u vraagt wij draaien is niet meer van deze tijd. Je bent immers geen notulist. Aan de andere kant is het ook niet de bedoeling om al te veel te sturen en zelf te bepalen wat goed is voor de organisatie.

Alleen als je de medewerkers en hun werkprocessen volledig begrijpt, kun je samen met hen de juiste requirements opstellen. Je moet als het ware in de huid van de ander kruipen. Je wilt immers een systeem dat de werkzaamheden optimaal ondersteunt, zonder dat er functionaliteit ontbreekt en de gebruikers work arounds nodig hebben.

Proces

De belanghebbenden interviewen en vragen naar hun eisen en wensen is niet toereikend. Medewerkers zitten vaak zo diep in hun processen dat ze allerlei blinde vlekken hebben. Ze zijn zich lang niet altijd bewust van eigenaardigheden in hun werkprocessen en onvolkomenheden in het huidige systeem. Ook is het voor gebruikers heel lastig om precies aan te geven wat voor geautomatiseerde ondersteuning ze nodig hebben.

Om je op weg te helpen bij het automatiseren van processen, heb ik 10 gouden tips voor je. Als je ze opvolgt is het niet moeilijk meer om:

  • de juiste vragen te stellen
  • in de huid van de medewerkers te kruipen
  • nieuwe inzichten teweeg te brengen
  • de juiste requirements te achterhalen

10 Tips om requirements van complexe bedrijfsprocessen uit te vragen:

  1. Spreek op de werkplek van de medewerker af, zodat je ziet in wat voor omgeving hij werkt.
  2. Vraag de medewerker om bepaalde taken voor te doen, zodat je zelf precies ziet welke acties hij uitvoert.
  3. Stel vragen over de activiteiten die hij uitvoert, zodat je precies begrijpt wat en waarom hij op deze manier werkt.
  4. Neem geen genoegen met een proces- of procedurebeschrijving, want dat is vrijwel nooit de huidige praktijk.
  5. Onderbreek het werkproces niet meer dan nodig is, door vragen die kunnen wachten uit te stellen.
  6. Stel na afronding van de taak vragen over specifieke gevallen, fouten, relaties tussen taken, beweegredenen, ergernissen, problemen etc.
  7. Vraag of je de gebruikte formulieren, documenten en eventueel schermafdrukken mag meenemen.
  8. Spreek meerdere keren met dezelfde medewerker(sgroep) af, zodat je tijd hebt om de verkregen informatie te analyseren en aanvullende vragen te stellen.
  9. Hanteer een iteratief proces waarin je steeds focust op andere taken en detailniveaus.
  10. Beperk je in eerste instantie tot de huidige werkwijze. Pas als je die inzichtelijk hebt, ga je samen op zoek naar verbeterpunten en naar de gewenste systeemondersteuning (de requirements dus).
Handen schudden

Deze tips komen uit mijn praktische training IREB Advanced Elicitation & Consolidation. Als je de requirements beter en sneller boven tafel wilt krijgen mét commitment van je stakeholders, dan is deze training voor jou geknipt.

Succes met de requirements,

Nicole de Swart

Vond je dit artikel interessant? Deel het dan met je vakgenoten via de share knoppen aan de zijkant.

Gratis e-book ‘Vliegende start als agile analist’

Met 25 do’s en don’ts voor agile requirements en eens per maand een agile requirements tip
Nicole de Swart

Nicole de Swart

Requirementstechnieken expert

Ik help je de juiste mix van agile en traditionele requirementstechnieken toepassen

Volg Nicole op:

Tips voor de moderne analist

Je ontvangt eens per maand een nieuw artikel. Net zoals meer dan 5.500 collega abonnees.

Share This