10 praktische tips voor het uitvragen van requirements

Het uitvragen van requirements lijkt op het eerste gezicht niet zo moeilijk. Maar dat blijkt al snel behoorlijk tegen te vallen. Zeker als je de requirements van te automatiseren bedrijfs- of werkprocessen wilt uitvragen. Zodra je erin duikt blijken werkprocessen altijd ingewikkelder te zijn dan ze op voorhand lijken. Je hebt misschien ook wel ervaren dat er dan allerlei (belangrijke en onbelangrijke) subprocessen, uitzonderingen en details naar voren komen.

Meedenken

Om de requirements boven water te krijgen is alleen vragen stellen aan gebruikers­(vertegen­woor­digers) of medewerkers niet toereikend. Medewerkers zitten meestal zo diep in hun processen dat ze allerlei blinde vlekken hebben. Ze zijn zich dikwijls niet bewust van de eigenaardigheden in hun werkprocessen en onvolkomenheden in de huidige systemen.

Voor medewerkers is het erg lastig om precies aan te geven wat hun eisen en wensen zijn. Daarom biedt je als analist veel toegevoegde waarde door je in te leven en mee te denken. Zo breng je ook vaak nieuwe inzichten bij de medewerkers teweeg.

Een houding van ‘u vraagt wij draaien’ is niet meer van deze tijd. Je bent immers geen notulist. Aan de andere kant is het ook niet de bedoeling om al te veel te sturen. Pas op dat je zelf niet gaat bepalen wat goed is voor de organisatie. Een balans vinden is belangrijk. 

Alleen als je de medewerkers en hun werkprocessen goed begrijpt, kun je samen met hen de juiste requirements opstellen. Je moet als het ware in de huid van de ander kruipen. Je wilt immers een systeem dat hun werkzaamheden optimaal ondersteunt. En je wilt voorkomen dat er functionaliteit ontbreekt en dat er work arounds nodig zijn.

Uitvragen requirements

Het uitvragen van requirements omvat dus veel meer dan eenvoudigweg vragen naar de eisen en wensen van de toekomstige gebruikers. Wat je onder andere moet doen is:

  • de juiste vragen stellen
  • in de huid van de medewerkers kruipen
  • nieuwe inzichten teweeg brengen
  • de juiste requirements boven water halen

Om je daarbij te helpen volgt hieronder een lijst met praktische tips. Je kunt ze meteen toepassen. Het kost je hooguit een beetje extra tijd, maar het gaat je ongetwijfeld veel opleveren. En niet in de laatste plaats betere requirements.

10 praktisch tips voor het uitvragen van requirements

De onderstaande tips komen uit de Elicitation & Consolidationtraining van het Advanced programma van IREB (International Requirements Engineering Board). Daarin leer je hoe je juist de requirements snel op tafel krijgen mét commitment van je stakeholders.

 Hier komen de tips:

  1. Spreek op de werkplek van de medewerker af, zodat je ziet in wat voor omgeving hij of zij werkt.
  2. Vraag de medewerker om bepaalde taken voor te doen, zodat je zelf precies ziet welke acties hij uitvoert.
  3. Stel vragen over de acties die hij uitvoert, zodat je precies begrijpt wat en waarom hij op deze manier werkt.
  4. Neem geen genoegen met een proces- of procedurebeschrijving, want dat is vrijwel nooit de huidige praktijk.
  5. Onderbreek de medewerker niet meer dan nodig is terwijl hij een taak voordoet. Vragen die kunnen wachten stel je pas nadat hij de taak heeft afgerond.
  6. Stel na afronding van de taak vragen over specifieke gevallen, fouten, relaties tussen taken, beweegredenen, ergernissen, problemen etc.
  7. Vraag of je de gebruikte formulieren, documenten en eventueel schermafdrukken mag meenemen.
  8. Spreek meerdere keren met dezelfde medewerker(sgroep) af, zodat je tijd hebt om de verkregen informatie te analyseren en aanvullende vragen te stellen.
  9. Hanteer een iteratief proces waarin je steeds focust op andere taken en detailniveaus.
  10. Beperk je in eerste instantie tot de huidige werkwijze. Pas als je die inzichtelijk hebt, ga je samen met de medewerker op zoek naar verbeterpunten en naar de gewenste systeemondersteuning (dat zijn de requirements).

Er zijn uiteraard nog veel meer tips voor het uitvragen van requirements te geven. Wat is jouw ervaring met het uitvragen van requirements? Heb je aanvullende tips, wat werkt wel en wat werkt niet voor jou?

Nicole de Swart, requirementstechnieken expert
Nicole de Swart

Nicole de Swart

Nicole de Swart

Auteur Handboek Requirements

Volg Nicole op:

Priya Soekhai

Priya Soekhai

Expert agile samenwerken

Volg Priya op:

Tips voor de moderne analist

Je ontvangt eens per maand een nieuw artikel. Net zoals meer dan 5.000 collega abonnees.

Copy link