Sinds de doorbraak van kunstmatige intelligentie (AI: Artificial Intelligence) wordt AI voor steeds meer taken ingezet. AI-tools helpen ons tijd te besparen en vereenvoudigen het werk.
Bovenop taalmodellen zoals ChatGPT zijn allerlei typen AI-assistenten ontwikkeld. Als je nog nauwelijks gebruik maakt van AI is een schrijfassistent een gemakkelijke manier om de toegevoegde waarde van AI te ervaren.
Dit zijn zeer laagdrempelige tools waar je meteen profijt van hebt. Je hoeft niet eens een prompt (d.i. een opdracht) in te voeren zoals in ChatGPT.
In dit artikel laten we zien hoe een AI-schrijfassistent voor jou als analist van grote waarde kan zijn.
AI-schrijfassistent
AI-schrijfassistenten kunnen je dagelijks werk verlichten, bijvoorbeeld bij het gemakkelijk en snel beantwoorden van e-mails, het toelichten van requirements, het maken van meeting- of gespreksverslagen, het documenteren van belangrijke informatie en meer.
Om het concreet te maken nemen we als voorbeeld de plugin Text.Cortex, de AI-assistent die Nicole gebruikt.
Deze gratis plugin heeft onder andere een handige browser-extensie die het makkelijk maakt om tekst gaandeweg te schrijven en te verbeteren. Door in het programma waarin je werkt (doorgaans een tekstverwerker) een stuk tekst te selecteren verschijnt de toolbar van Text.Cortex.
Deze toolbar geeft je de mogelijkheid de geselecteerde tekst te herschrijven, uit te breiden, de toon aan te passen en nog veel meer. Wat precies lees je in de infographic. Klik hier of op de afbeelding om de infographic (pdf) te openen.
Naast de toolbar biedt Text.Cortex nog meer functies zoals de knop ‘quick AI reply’ in je mailprogramma, ‘summarize webpage of video’, ‘chat with webpage’ en meer.
Op de ‘quick AI reply’ en de toolbar gaan we hieronder dieper in.
E-mails razendsnel beantwoorden
Met de knop ‘quick AI-reply’ onder elke binnenkomende e-mail kun je je antwoord laten genereren. Voordat je de mail verstuurt, lees je het nog even door en past de tekst zo nodig aan. Zo behoud je toch een persoonlijke touch.
Op basis van de inhoud van de binnengekomen e-mail laat Text.Cortex drie antwoordopties zien.
Bij een verzoek van een collega kunnen dat bijvoorbeeld zijn ‘ingaan op het verzoek’, ‘vriendelijk afwijzen’ of ‘ik denk erover na’. Wanneer je een van de optie kiest genereert de tool de complete mailtekst.
Er zijn geluiden dat het beantwoorden van e-mails binnenkort als standaard functionaliteit toegevoegd wordt aan Google-mail (en andere mailprogramma’s volgen daarna waarschijnlijk snel). Tot die tijd kun je hiervoor de browser-extensie gebruiken om er vertrouwd mee te raken en natuurlijk om jezelf tijd en moeite te besparen.
Moeiteloos documenteren
Over user stories en AI schreven we eerder het artikel Zo laat je ChatGPT user stories voor je schrijven. Hier hebben we het over uitgebreide toelichtingen, analyse-rapporten, systeemdocumentatie, gespreksverslagen etc.
Met behulp van de toolbar van Text.Cortex schrijf je in no time mooie volzinnen, alinea’s of zelfs hele pagina’s tekst.
Belangrijk daarbij is dat je helder hebt welke informatie of kernboodschap je wilt overbrengen.
Hoeveel invloed je op de gegenereerde tekst wilt hebben, bepaal je zelf door je schrijfassistent meer of minder input mee te geven.
In het ene uiterste schrijf je de complete tekst zelf en laat je die alleen verbeteren door AI. In het andere uiterste geef je alleen een paar steekwoorden of kopjes mee, kijk je waar de schrijfassistent mee komt en pas je de tekst achteraf voor zover nodig aan.
Doorgaans zit de sweet spot daar ergens tussenin. Dan geef je de schrijfassistent precies genoeg input voor het genereren van de door jou gewenste tekst. Die sweet spot vind je door er mee te experimenteren en door AI te leren wat je voorkeuren zijn.
Waarvoor een schrijfassistent gebruiken?
Hier volgen een aantal concrete toepassingsmogelijkheden:
- Bij het updaten van requirements naar aanleiding van feedback of nieuwe informatie van stakeholders, hoef je zelf alleen steekwoorden of halve zinnen aan de bestaande beschrijving toe te voegen en laat je het formuleren van mooie volzinnen en een goed lopende beschrijving aan Text.Cortex over.
- Weet je veel over een bepaald onderwerp, maak een braindump en laat je schrijfassistent er een samenhangend verhaal van maken.
- Wanneer je niet in je moedertaal schrijft of geen begenadigd schrijver bent, herschrijft de AI-schrijfassistent je teksten, zodat ze prettig lezen en geen taalfouten bevatten.
- Als je tijdens een interview, refinement of sprintreview geen AI-meeting assistent wilt of kunt gebruiken kun je van je aantekeningen een samenvatting, gespreks- of meetingverslag maken met behulp van je AI-assistent.
- Als je graag zelf je (concept) teksten schrijft, kan Text.Cortex achteraf de inleiding en samenvatting schrijven, of de concept tekst verbeteren, vertalen of de toon (bv formeel, vriendelijk, overtuigend) wijzigen.
Ook al is het eenvoudig geworden om met behulp van AI goed en snel te schrijven, dat wil niet zeggen dat je meer moet gaan documenten, integendeel. In een agile context is face to face communicatie het allerbelangrijkste, en blijft documentatie slechts ondersteunend.
Nicole de Swart & Priya Soekhai
Interessante en waarschijnlijk ook behulpzame tips.
Wel belangrijk om uit te zoeken of je ervan bewust te zijn wat er gebeurt met de data die deze tooling gebruikt voor de betreffende ondersteuning. Waar wordt die opgeslagen, wat wordt ermee gedaan na jouw gebruik, wie heeft toegang tot die data? Als dit niet binnen een eigen (beveiligde) omgeving gebeurt, is de kans aanwezig (of: groot?) dat het openbare data gaat worden.
Wees hiervan iig bewust. Use cases, mails, memo’s, etc. kunnen bedrijfsvertrouwelijke informatie bevatten en daarmee MOET je als expert verantwoord mee omgaan.
Ai inzetten is zoals encyclopedies gebruiken bij 2 voor 12. Gebruik je goede of slecht geschreven encyclopedieen, dat moet je zelf vaststellen. Zo ook de informatie die AI je geeft. Voorbeeld; vraag Ai om een samen te vatting te maken per hoofdtuk van een bekend boek met 5 hoofdstukken. Hopelijk krijg je er 5 en niet 4 of 7.
Eens. Je kunt inderdaad niet blind vertrouwen op AI. Hoewel de gegenereerde teksten behoorlijk goed zijn (in mijn ervaring) en alweer een stuk beter dan een half jaar gelden, blijft het verstandig om ze goed na te lezen en waar nodig zelf aan te passen.
Dat neemt niet weg dat in no-time kunnen beschikken over concept teksten ontzettend handig kan zijn.
Bedankt voor je aanvulling, Paul. Met vertrouwelijke informatie moet je vanzelfsprekend zeer voorzichtig zijn.
Dit is wat Text.Cortex zelf zegt over de privacy en beveiliging van de data: “To keep your data safe and private, we deploy industry-leading safeguards for security and to manage our systems. To earn your trust, we make it a point to transparently share our security and compliance program with you.” Alle info die ze hierover delen vind je hier https://trust.textcortex.com/home