Dit is een gastblog van Rini van Solingen

Nicole zit al een tijdje achter mijn broek aan. Ik heb namelijk toegezegd een Blog te schrijven. Maar je kent het wel, druk, druk, druk, en dan schuif je dit soort zaken toch voor je uit. Nicole is echter volhardend. En zo hoort het ook. Beloofd is beloofd, dus een slot in mijn agenda geblokt. Om toch te zorgen dat het wat sneller schrijft voor mij, heb ik haar gevraagd waar het over zou moeten gaan. “Nou”, zei Nicole: “‘Wat kun je doen als de Product Owner weinig tijd heeft?’, is misschien wel een leuk onderwerp!”.

Nou hier komt ’ie dan:

De 5 acties die je het beste kunt nemen wanneer de Product Owner te weinig tijd heeft

Actie 1: Volhard, blok de agenda en zorg dat je tijd verdient

Volhard, blok de agenda en zorg dat je tijd verdient

Product Owners zijn net echte mensen, met echte uitdagingen in hun agenda. Nicole heeft laten zien hoe je deze eerste actie goed uitvoert. Blijf volharden, accepteer geen nee. Zorg dat je tijd en aandacht verdient. Immers, je bent bezig om de toekomst van de Product Owner veel beter te makendoor betere software en systemen. De Product Owner heeft daar een belang bij. Wellicht is de agenda nu een ramp, maar over 2 à 3 maanden kun je het ritme met Sprint Planning, Backlog Refinement, Sprint Reviews en Sprint Retrospectives wél in de agenda krijgen. En als het in de agenda staat (en de secretaresse weet dat het er niet uit mag… – tip: regelmatig chocolade voor de secretaresse van de Product Owner!).

Actie 2: Ga de Product Owner helpen

Ga de Product Owner helpen

Als een Product Owner het druk heeft, dan zijn de huidige werkzaamheden blijkbaar belangrijker dan het Scrum development team te helpen met een goede Product Backlog. Ga de Product Owner dan helpen met wat wél belangrijk is. Probeer die taken op de Product Backlog te krijgen of neem simpelweg als team een aantal operationele taken van de Product Owner over, op je eigen Sprint Backlog. Kortom, help de Product Owner tijd te krijgen! Ga helpen! Voor wat – hoort wat, en veel tijd heb je niet altijd nodig. Met de wolven meehuilen dat je Product Owner je niet begrijpt en er nooit is, lost je probleem niet op.

Actie 3: Verzin een list

Er zijn altijd wegen buiten de geëffende paden die meer bereiken dan niets doen. Zelf heb ik ooit een klant gehad die “absoluut de komende twee weken geen enkele tijd had!”. Maar ik wilde écht dat rapport voorbespreken voordat we de eindpresentatie zouden doen. Toen heb ik voorgesteld om hem de volgende ochtend thuis op te halen en hem daar heen te brengen waar hij maar wilde. Dan zouden we in de auto genoeg tijd hebben om dat belangrijke punt (belangrijk voor mij!) te bespreken. Daarmee gaf ik aan dat me er alles aan gelegen was het rapport voor te bespreken. Uiteindelijk kon het toen wel in zijn agenda gezet worden. Kortom, als je laat zien dat jij er alles aan wilt doen, desnoods om 5 uur ’s ochtends opstaan om iemand thuis op te halen, dan ontstaan er vanzelf mogelijkheden.

Muren staan er met een reden

Ik heb ooit van Randy Pausch geleerd (en wie het nog nooit gezien heeft: kijk naar zijn last lecture – die vergeet je nooit meer!) dat stenen muren er staan met een reden. Als je tegen een muur aanloopt, besef je dan: die muren staan er met een reden. Namelijk zodat jij kunt laten zien dat je écht wilt! Het is te gemakkelijk om naar de Product Owner te wijzen. Of zoals mijn oma altijd zegt: “Als je naar een ander wijst, dan wijs je met drie vingers naar jezelf!”. Verstandig mens, die oma van me. Tja, ze heeft ook al 90 jaren levenservaring.

O ja, en nog een tip: geef je Product Owner als team een rood telefoontje (pre-paid kun je zo bij de supermarkt kopen voor een paar tientjes). Stel een hele harde beltoon in en geef dit telefoontje aan je Product Owner als cadeautje. Leg uit dat wanneer dit telefoontje afgaat, dat er dan een team van 7 duurbetaalde krachten vast zit en absoluut niet verder kan. Elk uur kost dan een hoop geld en het werk ligt echt stil. Je zult zien dat die telefoon altijd wordt opgenomen, zolang je hem echt alleen gebruikt voor noodgevallen, natuurlijk.

Actie 4: Maak transparant wat het effect is

Maak transparant wat het effect is

Veel Product Owners, stakeholders of managers, zien niet wat het effect is als de Product Owner te weinig tijd heeft. Het team loopt wel te klagen, maar uiteindelijk lijkt het toch telkens goed te komen. Software ontwikkelaars lopen toch altijd te zeuren. Willen altijd een nieuwe pc, de mooiste lease-auto’s enzovoorts. Nu zeuren ze weer over de Product Owner. Het zal wel.

Zolang je als team niet transparant weet te maken welke meerwaarde je niet kunt leveren, welke technical debt er ontstaat, hoe veel sneller jullie zouden kunnen zijn, dan is het logisch dat niemand jullie gaat helpen. Maak daarom transparant wat de nadelige effecten zijn. En veroordeel de Product Owner niet! Vaak heeft deze hogere prioriteiten (zie actie 2), vaak staat de Product Owner onder druk van de stakeholders en het management om ook andere klusjes op te knappen. Maak het transparant, leg uit wat de effecten zijn, en kijk dan of actie noodzakelijk is. Anderen gaan je pas helpen als ze daar het nut en het voordeel van zien. Het is aan jou om dat meetbaar, helder en transparant te maken. Onderbouw je verhaal met cijfers: maak inzichtelijk wat het effect is van een Product Owner met te weinig tijd.

Actie 5: Ga op zoek naar Story Owners

De laatste actie die je kunt nemen is de Product Owner gebruiken voor het maken van keuzes op hoofdlijnen (welke grote brokken als eerste). Ga voor de detailkeuzes niet bij de Product Owner buurten, maar bij mensen die echt van de hoed en de rand weten. Wij noemen dat ook wel “story owners”: mensen in het uitvoerende business-process die instaat zijn conceptueel mee te denken en te helpen met het invullen van de details. Je hebt dan maar zeer beperkt tijd nodig van de Product Owner want de Story Owner neemt taken waar. Pas alleen op dat je geen vermomd watervalproces creëert. Het kan heel goed helpen want de meeste Product Owner weten niet alles en moeten dus ook op zoek. Dat kost tijd. Die tijd kun je je Product Owner besparen door zelf op zoek te gaan. Misschien is dit dus gewoon een invulling van tip 3.

Dit zijn dan de vijf acties die ik in de praktijk heb zien werken. Meestal met goed succes, maar ook met wisselend succes. Ken jij nog betere acties? Wat heb jij geprobeerd dat werkte of juist niet werkte? Laat hieronder een reactie achter.

Rini van Solingen


 

Gratis e-book Vliegende start als agile analist

e-book Vliegende start als agile analist Met 25 do's en dont's voor agile requirements

Nicole de Swart

Nicole de Swart

Requirementstechnieken expert

Ik help je de juiste mix van agile en traditionele requirementstechnieken toepassen

Volg Nicole op:

Tips voor de moderne analist

# abonnees

Abonneer je en ontvang eens per maand een nieuw artikel

Ik heb Rini gevraagd om een blogartikel met praktische tips te schrijven. Hij is onder andere auteur van één van de beste boeken over agile die ik ken, getiteld De kracht van Scrum.

Rini van Solingen

Rini is CTO van Prowareness en deeltijdhoogleraar op de Technische Universiteit Delft.

Succes met de requirements,

Nicole de Swart

Vond je dit artikel interessant? Deel het dan via de share knoppen aan de zijkant.