De afstemming tussen business stakeholders en het scrum team laat in veel organisaties te wensen over. De business kan of wil vaak niet genoeg tijd vrij maken voor het IT-project. Als er al een product owner uit de business is, heeft hij in veel gevallen te weinig tijd om zijn rol goed in te vullen.
Daar ondervind je direct de nadelen van, zeker bij een agile aanpak.
Self-fulfilling prophecy
Als je onvoldoende input van de business krijgt, ben je niet in staat elke sprint de benodigde requirements te achterhalen. En ook sturen en bijsturen op businesswaarde wordt bijna onmogelijk. Het gaat dan ook niet lukken om aan het einde van iedere sprint software op te leveren waar de stakeholders blij van worden.
Dat heeft weer tot gevolg dat de interesse van de stakeholders in het project daalt. Ze voelen feilloos aan dat het weer zo’n langdurend project met onbevredigend resultaat gaat worden. Op die manier beland je dus in een self-fulfilling prophecy.
Wat kun je doen om dit probleem op te lossen?
Hoe zorg je voor voldoende input van de product owner, zodat je iedere sprint maximale businesswaarde kunt leveren?
Tijdgebrek van de product owner
Om het probleem bij de bron aan te pakken, heb je een medicijn tegen tijdgebrek van de product owner nodig.
De product owner kan veel werk delegeren, maar hij blijft verantwoordelijk voor het maximaliseren van de businesswaarde. Daarom moet hij geregeld afstemmen met het agile team en zijn visie en het productdoel uitdragen.
Hoe krijg je dit met minimale tijd van de product owner voor elkaar?
Hier volgen vier 4 tips. De eerste tip is de belangrijkste.
Tip 1 – Plan de afstemmomenten
Maak vooraf afspraken met de product owner over het aantal uur per week dat hij aan het project zal besteden. En spreek vooral af wat jullie in die tijd gaan doen.
Bovenaan je lijstje staat zijn actieve inbreng tijdens jullie refinements en sprint reviews. Dit zijn de voornaamste momenten waarop stap voor stap een gezamenlijk beeld van de te ontwikkelen software wordt gevormd. Beide kosten samen niet meer dan 2 à 4 uur per week. Dat moet te doen zijn voor de product owner, toch?
Het volgende punt op je lijst is gericht op korte afstemmomenten tijdens de sprint. Plan bijvoorbeeld dagelijks een telefonisch overleg van 10 minuten in. Of stel een hotline in, zodat je de product owner meteen kunt bellen als zich een dringende vraag voordoet.
Je kunt ook met de product owner afspreken dat hij elke dag (op een tijdstip dat hem uitkomt) even langs komt om vragen te beantwoorden en feedback te geven. Of iedere andere manier om de vragen die opkomen snel te kunnen stellen, is een uitstekend idee.
Tip 2 – Werk delegeren aan het agile team
Laat de product owner werk delegeren aan het multidisciplinaire agile team. Hij hoeft de product backlog niet zelf te beheren en user stories en acceptatiecriteria vast te leggen. Dat kan een product owner prima overlaten aan bijvoorbeeld een analist in het agile team.
Belangrijke voorwaarde is dat er voldoende mondelinge afstemming is tussen de product owner en de teamleden (zie eerste tip). En dat de product owner zich ook verantwoordelijk blijft voelen.
Tip 3 – Werk delegeren aan een toekomstige gebruiker
Laat een toekomstige gebruiker de product owner assisteren bij het invullen van de details. Deze gebruiker kan tijdens de sprint vragen van ontwikkelaars beantwoorden, gegevens verzamelen en feedback geven op de software in ontwikkeling.
Het is belangrijk dat deze gebruiker op één lijn blijft met de product owner. Hij moet daarom samen met de product owner deelnemen aan de refinements en sprint reviews.
Tips 4 – Werk delegeren aan rechterhand
Laat de product owner iemand aanstellen als zijn rechterhand. Iemand die hem werk uit handen neemt bij de afstemming met andere business stakeholders. Hij kan zijn rechterhand allerlei dingen laten uitzoeken, voorbereidende gesprekken laten voeren en verwachtingen laten managen.
De product owner neemt uiteindelijk zelf de beslissingen en brengt die over aan de teamleden. Zijn rechterhand blijft daarom richting het agile team op de achtergrond.
Nicole de Swart
