We hebben al eerder over kunstmatige intelligentie geschreven. Hoe ChatGPT je bij je dagelijkse werk kan helpen, lees je in de artikelen “Ontdek hoe AI je werk als analist makkelijker maakt” en “Zo laat je ChatGPT user stories voor je schrijven“.
Nu gaan we het hebben over AI-plugins. Die plugins gebruiken generatieve AI om specifieke taken uit te voeren. Prompts invoeren zoals bij ChatGPT hoef je niet zelf te doen, dat gebeurt op de achtergrond.
In dit artikel zoomen we in op plugins die je ondersteunen bij interviews, refinements en andere overleggen, de zogenoemde meeting assistents of vergaderassistenten.
Wat een AI-meeting assistent voor je kan betekenen
Hoe fijn zou het zijn als:
- Er na een refinement meteen een handige samenvatting van de getrokken conclusies en de besproken informatie per user story beschikbaar is voor jou en je team?
- Je met video en audio-opnames gemakkelijk clips met veelzeggende uitspraken van stakeholders kunt delen met teamgenoten? En beter nog de vidoeclips direct kunt linken aan de betreffende user story?
- Er geen gedoe of discussie meer ontstaat door onduidelijkheden over wat er precies besproken is?
- Je na een meeting waar jij niet bij kon zijn, direct bijgepraat wordt via de samenvatting, actie- en afsprakenlijst en eventueel videoclips in je mailbox?
- Je gericht informatie kunt opvragen in plaats van zelf gaan terug zoeken in de verslagen van eerdere besprekingen?
- Je real-time kunt meelezen met de transcriptie wanneer er niet in je moedertaal wordt gesproken.
Hoe een AI-meeting assistent werkt
Om gebruik te maken van een AI-meeting assistent hoef je geen software te installeren. Je maakt gewoon een account aan via de website van de assistent van je voorkeur (hierover later meer) en je kunt beginnen.
Vrijwel alle meeting-assistenten hebben een gratis optie en bieden betaalde versies aan voor extra ondersteuning.
Bij een online overleg, bijvoorbeeld via MsTeams, nodig je de AI-meeting assistent uit als deelnemer of laat je ze automatisch deelnemen aan iedere online meeting in je agenda. Zodra het overleg begint verschijnt ze als extra deelnemer die aantekeningen maakt over wat er tijdens de vergadering gebeurt.
Bij een face-to-face overleg maak je audio-opnamen met de app van je meeting assistent of je upload een audiobestand.
Wat doet een AI-meeting assistent
Wat doet een AI-meeting assistent zoal voor je:
- Een meeting assistent maakt een audio en video-opname, transcriptie, samenvatting, actielijst en meer.
- Het verzamelt statistieken zoals hoelang elke spreker aan het woord is geweest.
- Direct na afloop ontvangen de deelnemers een e-mail met het verslag van de meeting (transcriptie, samenvatting, video etc). Naar wie precies stel je zelf in.
- In het verslag zijn timestamps opgenomen zodat je direct het betreffende fragment in de video kunt raadplegen.
- Via een integratie met Jira laat je de assistent automatisch tickets aanmaken. Met nog veel meer tools zijn integraties mogelijk.
- Vaak heb je de mogelijkheid om de tekst aan te passen (lees: verbeteren) voordat het gedeeld wordt.
- De tekst vertalen behoort bij veel plugins ook tot de mogelijkheden.
- Door zelf timestamps bij de video- of audio opname te plaatsen, maak je eenvoudig clips met fragmenten van het overleg. Sommige assistenten kunnen ook zelf clips genereren. Maar hoe goed ze daarin de belangrijkste momenten weten te vangen, hebben we niet getest.
- De ingebouwde chatbot zoekt informatie voor je op in alle voorgaande transcripties. Je stelt een vraag over een eerder besproken onderwerp en krijgt direct antwoord.
Welke AI-meeting assistenten zijn het overwegen waard?
Je kunt kiezen uit een breed scala aan plugins voor het ondersteunen van meetings. Ze vertonen veel overeenkomsten maar er zijn ook de nodige verschillen. Dat zit hem in de extra functionaliteit en kwaliteit die ze bieden.
Op dit moment wordt Otter gezien als de beste AI-meeting assistent. Het ondersteunt echter alleen overleggen waar Engels wordt gesproken. Als Nederlands de voertaal is zijn Fireflies en TL;DV in het oog springende opties. Dit zijn redelijk vergelijkbare tools.
Bij Fireflies is het verslag iets uitgebreider in de zin dat het naast een samenvatting en actielijst ook een outline met timestamps en een opsomming van de voornaamste punten in het overleg bevat.
TL;DV (afkorting van too long; didn’t view) biedt meer mogelijkheden met de video-opname en fragmenten daaruit.
Agile meetings
Een minder bekende maar zeker interessante plugin is Spinach. Deze meeting assistent is speciaal ontworpen voor het ondersteunen van agile meetings. Spinach identificeert automatisch wat voor soort overleg het is.
Het maakt gebruik van zes verschillende templates voor specifieke agile meetings, namelijk de stand up, backlog refinement, sprintplanning, retrospective, gebruikersinterview en een algemene template. Dit verhoogt de kwaliteit van het verslag aanzienlijk.
Infographic
Een infographic met een handzaam overzicht van wat een AI-meeting assistent voor je kan doen, vind je hiernaast. Klik hier of op de afbeelding om de infographic te openen.
Heb je een goed beeld gekregen van de mogelijkheden en voordelen van een AI-meeting assistent? Wat spreekt je het meeste aan? Waar zou je het voor kunnen/willen gebruiken? Of heb je al ervaring met een AI-meeting assistent? Laat het ons even weten via een reactie onder dit artikel. We horen het graag.
