Programma van Eisen

Als je de ontwikkeling van een systeem wilt uitbesteden aan een interne of externe softwareleverancier zul je duidelijk moeten maken wat voor systeem je wilt hebben. De meeste organisaties stellen hiervoor een Programma van Eisen op. Met een Programma van Eisen geef je als opdrachtgever aan, aan welke eisen en randvoorwaarden het te ontwikkelen systeem moet voldoen. Dit is gewoonlijk een opsomming van vele tientallen of zelfs honderden requirements.

Programma van Eisen

Ik zie veel organisaties worstelen met het opstellen van een Programma van Eisen. Het is niet alleen veel werk om je eisen tot in detail te definiëren, maar ook lastig om geen eisen over het hoofd te zien. De meeste systemen hebben verschillende groepen stakeholders met allemaal andere eisen en belangen. Het is een hele klus om die stakeholders op 1 lijn te krijgen en zo een Programma van Eisen op te leveren waar iedereen achter kan staan.

Voor de opdrachtnemer is een Programma van Eisen lastig te doorgronden. Hij heeft doorgaans onvoldoende kennis van het businessdomein om de eisen in context te plaatsen. De ervaring leert verder dat een Programma van Eisen zelden consistent, ondubbelzinnig en specifiek genoeg is.

Schommelkarikatuur

Het is niet verwonderlijk dat de bekende schommelkarikatuur nog steeds zo herkenbaar is. Deze karikatuur brengt de problemen treffend in beeld.

3 grote problemen

De afgelopen decennia zijn er veel best practices en methoden en technieken ontwikkeld om de resultaten te verbeteren. We moeten echter constateren dat dit slechts een marginaal effect heeft gehad. Volgens mij komt dat omdat we de echte problemen niet aanpakken. Ik zie de volgende fundamentele problemen:

  • De gebruikers weten vooraf niet exact wat ze nodig hebben
    Het is vrijwel onmogelijk om op voorhand alle ins en outs van de nieuwe situatie te overzien. Tot in detail aangeven wat je eisen en wensen zijn voor een systeem dat de nieuwe situatie gaat ondersteunen, is vrijwel ondoenlijk. Mensen hebben daar een concreet beeld van de nieuwe situatie voor nodig. Het is een bekend verschijnsel dat zodra het nieuwe systeem is ingevoerd de gebruikers veel beter kunnen aangeven wat ze precies hadden willen hebben. De uitdrukking ‘I know it when I see it’ komt daar vandaan.
  • Het is moeilijk om een Programma van Eisen goed te doorgronden
    Voor de betrokkenen aan zowel de opdrachtgevers- als de opdrachtnemerszijde is een Programma van Eisen lastig te begrijpen. Dit komt omdat het vaak een omvangrijk document is met veel details. Hierdoor zien mensen door de bomen het bos niet meer en krijgen ze geen concreet beeld van de gewenste werking van het systeem.
  • Interpretatieverschillen komen pas bij oplevering boven water
    Kenmerkend voor communicatie tussen mensen is dat misverstanden en interpretatieverschillen onvermijdelijk zijn. Ook voor schriftelijke communicatie geldt immers dat er altijd ruis op de lijn zit tussen zender en ontvanger. Toch gaan we ervan uit dat de opdrachtnemer een systeem oplevert dat voldoet aan het Programma van Eisen. De onvermijdelijke verschillen tussen de behoeften van de opdrachtgevende organisatie en de interpretatie van de opdrachtnemer komen pas bij oplevering aan het licht.

Een echte oplossing

Zolang we deze problemen niet aanpakken blijft de schommelkarikatuur actueel. Zelfs met nieuwe best practices zijn er dan geen grote verbeteringen te verwachten. Voor een echte oplossing is een vernieuwende aanpak nodig. Een aanpak die het huidige patroon doorbreekt zodat we niet meer hoeven te vechten tegen de problemen uit de schommelkarikatuur. Meer hierover lees je in mijn volgende artikel Doeltreffend Programma van Eisen.

Herken je de genoemde problemen? Hebben jullie daar oplossingen voor gevonden? Zet je ervaringen in het reactieveld hieronder.

Succes met de requirements,

Nicole de Swart

Vond je dit artikel interessant? Deel het dan met je vakgenoten via de share knoppen aan de zijkant.

Gratis e-book ‘Vliegende start als agile analist’

Met 25 do’s en don’ts voor agile requirements en eens per maand een agile requirements tip
Nicole de Swart

Nicole de Swart

Requirementstechnieken expert

Ik help je de juiste mix van agile en traditionele requirementstechnieken toepassen

Volg Nicole op:

Tips voor de moderne analist

Je ontvangt eens per maand een nieuw artikel. Net zoals meer dan 5.500 collega abonnees.

Share This