‘Ik sta sterker in mijn schoenen als informatie analist’
Edward Akkerman is een Informatie analist met 22 jaar ervaring in IT-projecten bij overheid en semioverheidsinstellingen*. Edward werkt in een multidisciplinair agile team en hij helpt de product owner bij het vullen en prioriteren van de product backlog.
Edward zocht een manier om user stories op het juiste detailniveau uit te werken. Hij merkte ook dat zijn huidige werkwijze binnen het team voor onbegrip zorgde. Om daar verbetering en verandering in te brengen en om zijn toegevoegde waarde te vergroten, nam hij deel aan ons praktijkprogramma ‘Daadkracht met agile requirements’.
Ik kreeg verwijten en was zoekende
Edward had verschillende redenen om te kiezen voor het praktijkprogramma: “Toen ik aan het programma begon had ik veel vragen. Zo worstelde ik met de detaillering en was ik veel tijd kwijt aan het up-to-date houden van de user stories.
Dit voelde niet efficiënt, want veel user stories staan bij ons lang op de product backlog en een deel daarvan wordt nooit in een sprint getrokken.
Bovendien constateerde ik dat aan mijn werk tegenstrijdige eisen werden gesteld. Zo verwachtte het ontwikkelteam bijvoorbeeld een volledig uitgewerkte product backlog. Alle user stories moesten op ieder moment ver genoeg uitgewerkt zijn om gelijk in de sprint te kunnen bouwen. Tegelijkertijd werd me verweten dat ik te ver vooruit en teveel waterval werkte.
Dat maakte dat ik zoekende was naar mijn rol in het ontwikkelproces en op welke manier ik de meeste toegevoegde waarde kon hebben. Zo kwam het praktijkprogramma van Reaco Academy in beeld.”
Duidelijke focus op drie doelen
Tijdens het programma begeleidden wij Edward bij het invullen van zijn rol, het vergroten van zijn toegevoegde waarde en hielpen we hem bij het uitwerken van user stories, zodat de ontwikkelaars en de business er content mee waren. Zo wisten we drie belangrijke resultaten te boeken die een oplossing boden voor de belangrijkste vragen van Edward.
Resultaat 1 – Juiste detailniveau user stories
Bij aanvang van het programma was het detailleren van user stories één van de onderwerpen waar we hem direct mee konden helpen. Met resultaat. Edward: “dat ik niet gelijk de requirements ‘tot op het bot’ hoef te analyseren en dat we ze gaandeweg steeds scherper kunnen maken, was voor mij een echte eyeopener.
Dankzij het praktijkprogramma werd me duidelijk hoe ik de user stories op het juiste niveau van detaillering voorbereid. De user stories zijn nu geen verkapte systeemdocumentatie meer, maar enkel nog ten behoeve van het agile ontwikkelproces.
Ik begrijp nu ook hoe we de stories als team vlak voor de sprint kunnen refinen. De user stories kunnen vervolgens zonder problemen in de sprint gerealiseerd worden. Met als groot voordeel dat ik niet meer de hele tijd bezig ben met het up-to-date houden van de stories op de product backlog.
Ook zijn de user stories globaler en compacter geworden. Dit komt omdat ik niet meer streef naar een volledige analyse van het gewenste uiteindelijke resultaat. Hierdoor is er meer ruimte voor wijzigingen en veranderingen in het verdere ontwikkeltraject gekomen.
Ik ben verder blij dat de detaillering van de systeemdocumentatie is verbeterd. En dat de ontwikkelaars steeds meer de toegevoegde waarde zien van documentatie op één plaats in plaats van verspreid over Jira.”
Resultaat 2 – Tevreden stakeholders
Veel analisten vinden het lastig om stakeholders betrokken en tevreden te houden. Dat gold ook voor Edward en was daarom een tweede aandachtspunt tijdens het programma. Edward over de oude en over de verbeterde situatie: “De stakeholders hebben bij ons gelukkig een belangrijke rol binnen het agile ontwikkelproces. Maar ze leunden veel op gedetailleerde en goedgekeurde requirements.
De user stories spraken onze stakeholders niet zo aan, ondanks dat ze toch al van een behoorlijke kwaliteit waren. Dat was opgelost na het toepassen van de eenvoudige tip die ik kreeg om de beoogde businesswaarde voortaan als eerste te noemen.
We hebben de stakeholders stap voor stap meegenomen in het agile proces en ze laten ervaren dat er voor hen veel te winnen is met de agile aanpak. Toen ze eenmaal inzagen dat we meer businesswaarde voor ze realiseerden, was het eenvoudig om ze te vriend te houden.
Het management is een ander verhaal. Zij willen nog steeds regelmatige rapportages hebben om de vinger aan de pols te kunnen houden (of in ieder geval dat gevoel te hebben). Wel hebben we de detaillering van de rapportages terug weten te brengen.”
Resultaat 3 – Businesswaarde vergroten
Stakeholders denken vaak in oplossingen en vinden het lastig om de gewenste businesswaarde te duiden. Edward constateerde in zijn organisatie het volgende: “bij ons waren veel van de requirements overgenomen uit eerdere projecten. Die requirements bevatten veel te veel details en dikwijls ook al een oplossing. Hierdoor was de businesswaarde op de achtergrond geraakt.
Door dit programma zijn we veel meer gaan letten op de businesswaarde en is de productvisie meer op de voorgrond gekomen. De requirements hebben niet meer al gelijk een oplossing in zich en geven ruimte voor wendbaarheid.
Voor de product owner en mijzelf is het prioriteren van de product backlog een stuk makkelijker geworden. Ook herken ik scope creep nu eerder, zodat ik het op tijd kan beteugelen.
Ik zie nu duidelijk dat het hele proces veel soepeler verloopt, als je regelmatig benoemt wat de toegevoegde waarde van een user story is en hoe je die kunt realiseren. Dan ligt de focus niet meer op het afvinken van zoveel mogelijk user stories maar op de beoogde businesswaarde”.
Als je rol als analist binnen het team ter discussie staat
Soms is er onduidelijkheid over je rol als analist binnen Scrum. Dit kan voor ongemakkelijke situaties zorgen, merkte ook Edward. “Alhoewel ik al geruime tijd werkzaam ben als analist in een agile omgeving, was ik nog niet eerder een team tegengekomen dat zo tegen de analistenrol ageert.
Vanuit het scrum team kreeg ik opmerkingen als: informatie analist is geen scrumrol en vooruit werken als analist is waterval. In dit programma heb ik geleerd hoe ik dit soort opmerkingen kan pareren.
Ik kan nu veel beter invulling geven aan mijn rol als analist. Ik verdeel mijn tijd optimaal en kan echt laten zien dat ik van toegevoegde waarde ben binnen een scrum team. Dat is voor mij persoonlijk het voornaamste winstpunt.
Alhoewel analist geen officiële scrumrol is, heeft dit programma duidelijk aangetoond dat de analist een belangrijke rol binnen het team kan spelen. En ook op welke manieren deze rol in te vullen is.
Nicole en Priya verkondigen niet slechts één aanpak/oplossing. Ze maken duidelijk dat meebewegen met traditionele stakeholders soms ook nodig is en tot allerlei mengvormen van agile en traditioneel werken leidt. Ze dragen duidelijke oplossingen aan en geven veel best practices.
Dankzij dit praktijkprogramma merk ik dat ik nu veel sterker in mijn schoenen sta als analist en dat ik ook lastige werksituaties in goede banen kan leiden”.
Edward heeft van oktober 2019 tot februari 2020 deelgenomen aan ons praktijkprogramma ‘Daadkracht met agile requirements’.
(*) We mochten deze voorbeeldcase alleen anoniem plaatsen. Edward Akkerman is daarom een fictieve naam.