‘Ik wilde meer halen uit onze agile werkwijze’
Monique Thijssen werkt als senior informatie analist bij een onderzoeksinstituut in Nederland*. Ze volgde ons praktijkprogramma van 4 maanden en deelde na afloop wat het programma haar heeft opgeleverd.
Meer rendement halen uit agile werken
Monique Thijssen: ‘ik werk meestal aan twee of drie projecten tegelijkertijd en mijn rol kan verschillen. Soms ben ik de product owner, soms informatie analist, projectleider of scrum master. Ons onderzoeksteam bestaat uit 10 mensen en zij zijn net als ik in meerdere rollen bij diverse projecten betrokken.
We werkten al agile, maar ik had sterk het gevoel dat we daar meer uit konden halen. Zo wilde ik de business en IT graag nader tot elkaar brengen, de requirements en ons werkproces verbeteren en de businesswaarde vergroten.
Het zou zo mooi zijn als de ontwikkelde software al direct waarde toevoegt aan de organisatie. In dit programma kon ik dat in kleine, overzichtelijke stappen doen en wist ik dat ik daarin goed begeleid werd.’
Inhoud van het trainingsprogramma
Tijdens dit traject neem je iedere maand op een zelfgekozen moment 2 keer een online module door. Daarnaast krijg je reflectievragen en aanvullende opdrachten die je in je project uitvoert. Op die vragen en opdrachten krijg je persoonlijke feedback en we hebben regelmatig contact, meestal elke 14 dagen.
Zo ontstaat een programma op maat waarmee je via kleine, overzichtelijke stappen grote verbeteringen realiseert.
De belangrijkste winstpunten
De resultaten van ons trainingsprogramma verschillen per deelnemer. Monique ziet duidelijk wat het programma in haar geval heeft opgeleverd: ‘in onze organisatie werken we aan innovatieve, technische oplossingen waarvan de businesswaarde op voorhand meestal niet duidelijk is’.
‘Dankzij het programma zien we nu dat we met een aangepaste werkwijze meer businesswaarde kunnen leveren en dat de samenwerking tussen business en IT sterk verbetert. We zijn een hechter team en boeken op meerdere punten tijd- en efficiencywinst’.
Doelgerichte requirements opstellen
Sneller tot doelgerichte requirements komen bleek een belangrijk resultaat van de coaching. Monique ziet daarin een positieve ontwikkeling. ‘Bij traditioneel denkende stakeholders ontkom je er vaak niet aan om een complete lijst met requirements vast te leggen. Doe je dat niet, dan zijn ze bang dat die anders niet gerealiseerd gaan worden.
Maar dat vastleggen doen we nu veel meer op hoofdlijnen. Daarna detailleren we per sprint alleen de belangrijkste requirements. Tijdens de sprintreview pakken we de hele lijst er weer bij. Soms willen de stakeholders wel dingen van deze lijst, maar soms willen ze juist nieuwe dingen die uit de sprint zijn gekomen.
Door hen invloed te laten uitoefenen op deze prioritering en ze te laten zien hoeveel werk het is, laten ze langzaam de hele lijst los die ze vooraf bedacht hadden. Stakeholders zien dan dat voortschrijdend inzicht hen ook verder helpt.
Een ander belangrijk inzicht dat ik kreeg is dat de requirements niet direct volledig en uitputtend beschreven hoeven te worden, maar dat we dat juist later toe kunnen voegen. Het is een stuk eenvoudiger om te beginnen, iets te bouwen en dan te reageren op wat je ziet. We weten dan vaak beter wat we willen aanpassen en toevoegen.’
Businesswaarde toevoegen
‘We maken de businesswaarde nu expliciet in het vision document en in de user stories. Daarnaast leggen we tijdens de refinements ook meer focus op de businesswaarde. Voorheen spraken we hier minder over. Door dit nu wel te doen, zien we dat de opgeleverde software direct al meer waarde heeft en dat die al sneller ingezet kan worden.’
Hechte samenwerking
Als je collega’s in meerdere teams actief zijn, heb je als team concurrentie van andere projecten die ook om aandacht vragen. Soms is het ook een uitdaging om iedereen op hetzelfde moment beschikbaar te hebben. Daar kun je met je werkwijze wel op inspelen. Monique: ‘het valt me op dat we de user stories en requirements nu meer samen met het hele team uitwerken waar ik dat vroeger meer ik in mijn eentje deed. Ik check wel voortdurend of iedereen duidelijk in beeld heeft wat de bedoeling is’.
‘Al halverwege het programma zag je dat de requirements de verantwoordelijkheid van het hele team werden en stelden we deze gezamenlijk op. Ik zorg voor de focus en het duidelijk krijgen van de requirements. En ik zorg dat zowel business als IT tot zijn recht komt.’
Wat is je uiteindelijke indruk van het programma?
Tijdens een trainingsprogramma bespreek je vaak vooral de dingen die (nog) niet zo goed gaan. Maar het is zeker zo belangrijk dat je trainer ook kansen opmerkt en met je deelt.
Monique ziet winst in beide aspecten. ‘Je krijgt een handig overzicht van alle elementen van agile requirements. Daarnaast krijg je heel praktische feedback op je eigen manier van werken. Dat resulteert in aanpassingen die je direct kunt toepassen.
Wat ik prettig vond is dat het programma niet one size fits all is. Jullie checkten wat bij mij werkt, gingen daarop in en dachten met me mee. Daardoor vond ik de training heel inspirerend en kon ik onze eigen werkwijze stap voor stap verbeteren. Dat leidde tot een mooi resultaat en inmiddels hebben we al drie projecten op deze manier gedaan.’
(*) Van het onderzoeksinstituut mogen we deze voorbeeldcasus alleen anoniem plaatsen. Monique Thijssen is daarom een fictieve naam.
Monique is tijdens dit programma getraind door Priya en Nicole.